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    實驗原始記錄的要求與注意事項

    放大字體  縮小字體 發布日期:2022-08-22  瀏覽次數:140
    核心提示:原始記錄作為技術記錄的一種,應當滿足所有技術記錄工作的要求,同時原始記錄的信息將直接導出檢測報告最終的結論。因此,原始記
    原始記錄作為技術記錄的一種,應當滿足所有技術記錄工作的要求,同時原始記錄的信息將直接導出檢測報告最終的結論。因此,原始記錄又有著其自身的特殊性。

    CNAS準則對原始記錄的要求


    【4.13.1.2】 所有記錄應清晰明了,并以便于存取的方式存放和保存在具有防止損壞、變質、丟失的適宜環境的設施中。應規定記錄的保存期。

    【4.13.1.3】 所有記錄應予安全保護和保密。

    【4.13.2.1】每項檢測或校準的記錄應包含充分的信息,以便在可能時識別不確定度的影響因素,并確保該檢測或校準在盡可能接近原條件的情況下能夠重復。記錄應包括負責抽樣的人員、每項檢測和/或校準的操作人員和結果校核人員的標識。

    【4.13.2.2】 觀察結果、數據和計算應在產生的當時予以記錄,并能按照特定任務分類識別。

    【4.13.2.3】 當記錄中出現錯誤時,每一錯誤應劃改,不可擦涂掉,以免字跡模糊或消失,并將正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動應有改動人的簽名或簽名縮寫。

    實驗原始記錄的9點要求

    1、重視原始記錄中的簽名

    原始記錄一般有檢測人員、校核人員簽名。簽名意味著簽名人已對該原始記錄進行了必要的校對或審核,是對原始記錄進行的最后把關,以便及早發現檢測人員檢測的失誤。對原始記錄中的任何疑點,都應在輸入檢驗報告之前給予解決,必要時進行復測,以確保數據準確無誤。


    2、選擇適合的檢測方法


    CNAS要求實驗室應使用適合的方法和程序進行所有檢測。

    實驗室面對的是產品,不同的產品執行的標準不同,使用的檢測方法也不同。對于執行標準明確的產品,直接選取標準中的檢測方法即可。


    實際工作中,我們會遇到大量的非標產品,尤其是委托檢驗時,需要與客戶溝通,采用滿足客戶需求并適用于所進行的檢測的方法。


    當客戶未指定所用方法時,實驗室應從國際、區域或國家、行業標準中發布的,或由知名的技術組織或有關科學書籍和期刊公布的,或由設備制造商指定的方法中選擇合適的檢測方法。

    實驗室制定的或采用的檢測方法如能滿足預期用途并經過確認也可使用。對于這樣的溝通一定要有記錄備查,客戶的要求與送檢樣品的任何差異,應在檢測開始之前得到解決,并且應得到實驗室和客戶雙方的接受。如果客戶的要求,實驗室的能力和資源無法滿足,則應對客戶說明。



    3、規范記錄樣品信息


    接收樣品后,不要急于檢測,要先檢查樣品狀態是否存在影響正常檢測的缺陷。對于一些封裝的樣品,無法直接觀察到缺陷的,打開封裝發現有缺陷時,也應立即終止檢驗,對樣品進行妥善處理并及時與客戶溝通。即便無缺陷,也應在原始記錄中對樣品狀態進行適當描述。


    4、對標準的理解要準確


    標準是檢測工作的依據,選擇正確的、現行有效的標準進行檢測,是不言而喻的。對標準的理解要準確,就不是簡單的事了。實驗室是依據標準進行檢測的,理解標準一定要準確。


    5、有足夠的信息量

    CNAS要求觀察結果、數據和計算應在產生的當時予以記錄,并要求每項檢測的記錄應包含充分的信息,以便在可能時識別不確定度的影響因素,并確保該檢測在盡可能接近原條件的情況下能夠重復。

    檢測人員每個實測原始數據都寫上,不得只寫諸如平均值等最終結果。文字要填寫具體內容,不得只寫符合/不符合或合格/不合格。對原始記錄不得隨意涂改,如確系需要修改的,應先用橫線將錯誤橫向劃去(被劃改的內容仍應清晰可見),再把正確值填寫在其旁邊。對記錄的所有改動都應在劃改處有修改人的簽名或印章。

    6、正確進行數據處理

    一般情況下,產品標準對檢測數據應保留的小數位數或有效數字都有明確的規定,在檢測時應嚴格按照標準要求讀取數據,在原始記錄中也應按標準要求進行記錄。

    檢測后需要進行計算的數據,若產品標準有相關規定,應按照產品標準要求進行計算;若產品標準中無相關規定,則應按照GB8170《數值修約規則》的要求進行計算。

    結果判定是用檢驗所得的測定值或其計算值與標準規定的極限值進行比較。對檢驗結果的判定,若產品標準有相關規定,應按照產品標準要求進行判定;若標準中無明確規定的,可按照GB1250《極限數值的表示方法和判定方法》進行判定。

    7、不要忽視計量證書

    一般標準對檢測設備都有具體精度要求,選擇檢測設備一定要滿足標準要求,并嚴格按操作規程使用儀器設備。在原始記錄中不但應注明所使用儀器設備的名稱,還應填寫儀器設備的唯一性編號,以免相同設備發生混淆。

    CNAS要求設備在投入使用前應進行校準或核查,還要求設備在使用前應進行核查和/或校準。期間核查是在兩次校準或檢定之間的時間內,使用適當的校核方法,以相適應的核查標準進行檢查,以確保在用設備在使用期間一直維持良好狀態,并獲得最佳測量能力,證明檢測結果的置信度,增強實驗室對在用檢測設備保持良好狀態的自信心。

    8、對分包方數據的控制


    分包是指實驗室在某些情況下,委托其他的實驗室為其提供檢測數據的業務活動。實驗室應就分包方的工作對客戶負責,由客戶或法定管理機構指定的分包方除外。對由分包方完成的檢測,應在原始記錄中予以說明,并將分包方提供的數據與原始記錄一同存檔,并在出具檢驗報告中證明。

    9、檢測人員應具有資格

    CNAS CL01:2018要求:實驗室管理者應確保所有操作專門設備、從事檢測、評價結果、簽署檢測報告的人員的能力。對從事特定工作的人員,應按要求根據相應的教育、培訓、經驗和/或可證明的技能進行資格確認。

    實驗室首先應根據自身從事檢測工作的性質,制定不同人員的能力需求,然后按照能力需求對每個從事檢測的人員從接受教育程度、經過的培訓、實際工作經歷和可證明其技能方面進行資格確認,確認符合條件的人員,發給其相應崗位的資格證書。

    只有具有資格證書的人員才能從事資格證書范圍內的檢驗工作,包括原始記錄的編制。


    實驗原始記錄審核要點

    你是否有這樣的疑惑:項目都是真實做的為什么審核人員說存在真實性問題?

    答案是:你的原始記錄的不夠規范。例如記錄中對某一實驗結果未處理或未說明就進行下一相關實驗,這屬于邏輯問題(實際上實驗人員是看完結果后才進行的下一實驗,只是記錄中未說明)。

    為什么要審核原始記錄呢?

    原因是:原始記錄是申請人或其委托人進行了相應的研制工作的證據性文件,也是藥品研究機構撰寫藥品申報資料的依據。只有客觀、準確、及時的記錄整個藥品研制的過程,真實地反映試驗過程和結果,研究軌跡清楚、可追溯,研究過程可重復,才能證明申報資料的真實性,準確性和可靠性。

    原始記錄具有真實性、及時性、準確性、完整性、規范性。審核原始資料時從原始記錄著手,要求是記錄中記載的都能找到出處和去處。尤其是合成部門、制劑部門、分析部門相互配合的記錄,一定是有先后順序的,如合成部門制備的原料藥需要分析檢驗結果出來且合格后,才能送制劑部門。很多問題都是出在不同部門間送檢樣以及粘貼實驗結果的時間上。

    原始記錄主要包括項目名稱、實驗名稱、實驗目的、實驗日期、實驗環境、實驗依據、實驗方案、實驗材料、實驗方法、實驗過程、實驗結果、實驗人員簽字、 復核人員簽字等。

    原始記錄核查的要點和常見問題:

    1. 項目名稱

    一般為了保密用項目代號。

    舉例說明:研究過程中代碼隨意變更,不同研究組、委托研究等使用的代碼不一致。對于研究課題較多的研究單位,使用代號的應該有代號的管理制度及相應的文字記錄,既能起到保密作用,也可以避免出現差錯且可溯源。

    2. 實驗名稱和目的

    簡寫名稱和目的。

    核查其與實驗內容是否一致。

    3. 實驗日期和實驗環境

    按年月日順序記錄實驗日期,記錄實驗環境。

    核查實驗日期和環境與實驗室溫濕度記錄是否一致(尤其是對環境要求高的實驗)。

    舉例說明:因環境溫度或者濕度不合格導致實驗失敗,如易吸水易潮解的試劑或樣品應該放在指定的環境中保存或使用。

    4. 實驗依據

    參考標準或者本品的質量標準草案,如中國藥典2015年版某品種的含量測定方法。寫清楚依據來源,首次出現最好粘貼文獻資料。

    舉例說明:只寫了藥典出處,未標明品種。


    5. 實驗方案

    實驗前要有方案,一般要求方案需由領導審核才能執行,方案應該包括文獻調研分析及參考文獻、前期試驗總結、擬解決的問題、初步的實驗方法和步驟等,粘貼即可。

    舉例說明:無實驗方案,直接進行實驗,導致出錯率偏高。


    6. 實驗材料

    實驗材料包括儀器、試劑、對照品信息、樣品信息、重要耗材(色譜柱)等,核查實驗材料的資質,核對儀器使用記錄、試劑批號、物料信息是否一致,重點是物料的來源、批號、含量/純度、到貨時間、效期等。

    舉例說明:實驗材料書寫信息不全、儀器校驗期過期未進行校驗、物料資質不齊、物料的領用量和使用量有較大出路等。

    7. 實驗方法

    實驗方法包括制備方法、色譜條件等實驗參數,也可與實驗方案合并。

    核查該方法與實驗依據中的方法是否一致。

    舉例說明:無實驗方法或方法改變未標明。

    8. 實驗過程

    實驗過程包括流動相的配制,稀釋劑的配制,供試品的配制,實驗現象的記錄、測定法、存儲路徑、實驗數據的記錄等。

    核查儀器使用記錄,實驗過程的邏輯順序是否合理。

    舉例說明:天平的使用記錄,要求用幾次寫幾次;貯備液多次使用未標明儲存條件;實驗過程中樣品放置條件和發生的現象未記錄,如氧化破壞樣品室溫避光放置24h,溶液由無色變黃色;未記錄實驗數據,如水分滴定未記錄消耗卡爾費休的體積;用實驗方法代替實驗過程,未寫明具體實驗步驟等。


    9. 實驗結果

    處理數據或圖譜,保存電子版圖譜和紙質版圖譜,以數據或圖譜為依據計算出實驗數據(需要列出計算公式,并舉例說明),粘貼數據并騎縫簽名,根據實驗結果給出結論或者結果分析,通過計算公式核查圖譜和數據的一致性。

    舉例說明:無計算公式或者計算公式與數據表中的計算不一致,數據表粘貼不牢固,數據表未騎縫簽名,沒有明確的實驗結論,熱敏紙打印的實驗數據直接粘貼等。

    10. 實驗人員、復核人員簽字

    參與實驗的所有人簽字,最后復核人復核記錄無誤后簽字。

    舉例說明:實驗人員沒有及時簽名。要加強復核工作,關注人員離職時原始記錄和研究工作的交接。

    11. 其他問題

    修改問題,修改應符合要求,在錯誤處劃一斜線,保證能看出原始內容,修改人簽字,注明時間和原因。

    記錄中不得有缺頁、多頁、不能有空白隔頁。

    記錄中整體是以時間順序為基礎的,不得有后頁時間早于前頁。

    不得使用散頁等無法控制的記錄紙書寫原始記錄。

    例如:藥品注冊研制現場核查是在藥品研制工作結束后進行的,屬于事后核查,對原始記錄進行核查,即要求申請人提供相應的原始記錄,證明其進行了相應的研制工作。原始記錄必須做到真正原始,一要能反映試驗現場狀態的全部信息,二要能夠再現,具備重現性。

    這就要求在研究過程中,應該在進行實驗(實驗、觀察、調查或資料分析)的同時,第一時間將實驗依據、所有使用的儀器設備、物料及其量、實驗操作步驟、觀察到的試驗現象、測定的數據、結果記錄在試驗記錄本上;對于可以保存電子圖譜和電子數據的試驗,要及時保存在數據工作站;對于一些熱敏紙打印的實驗數據及時復印保存;電子化原始記錄應該保證是第一手記錄,對于修改等應該有相應的記錄和控制。

    原始記錄填寫應注意事項


    (1)記錄更改要規范。

    實驗室原始記錄的更改五花八門,有涂改的,有刀片刮的,有紙片貼的,還有剪刀剪的,等等。這些都是不規范的記錄更改方式。記錄更改執行杠改加標識的原則:即在改動數據上劃一橫杠,然后在橫杠上方填寫更改數據,并加本人簽名或者等效標識。

    (2)記錄信息量太少,表格設計過于簡單,不能真正體現原始。

    例如某單位微生物原始記錄中,主要儀器設備沒有天平的使用原始信息,也沒有恒溫水浴鍋的信息。

    環境溫度條件的記錄,對于微生物來說,是次要的,應該記錄的,是對實驗室無菌條件的監控。既然要求記錄培養從多少時間到多少時間,那么培養箱溫度就不可能一直不波動,需要多個溫度記錄。

    培養基需要溯源——是什么時間配置、什么企業品牌?需要記錄這些相關信息。

    (3)記錄未注明依據標準,或者依據標準年號只寫2位。

    按準則的要求,檢驗原始記錄必須注明檢驗依據標準。同時注意,無論原標準年號是兩位年號,還是四位年號,從2000年開始,一律都改成四位年號。

    (4)原始記錄試驗日期未注明或不明確。

    對于綜合試驗的原始記錄,可能涉及的試驗項目很多,而每個試驗不可能都在同一天進行,這時,每個單項試驗應分別有試驗日期。

    (5)對可能影響檢測結果的試驗環境條件(包括溫濕度要求)應在原始記錄中給予記錄。

    (6)原始記錄中法定計量單位要規范使用。

    錯誤寫法如KN,mpa,mPa等。

    法定計量單位中對單位和詞頭符號的書寫有著嚴格的規定:

    (i) 單位和詞頭的符號所用字母一律為正體。

    (ii)單位符號字母一般為小寫體,但如單位名稱來源于人名者,符號的第一個字母為大寫體。例如:秒S;[小]時h;赫[茲]Hz;瓦[特]w;帕[斯卡]Pa。

    (iii)詞頭的符號字母,當所表示的因數小于10^6時為小寫體,大于103時為大寫體。例如:千10k;兆10M。

    (7)原始記錄,記錄需要完整,例如對一些實驗現象的描述。

    (8)原始記錄簽字。

    準則要求在原始記錄上簽字的人是,抽樣人員(如果有),操作人員,結果校核人員的標識。

    (9)數值修約應符合標準要求。

    文章(文字)來源實驗室質量管理 
    編輯:songjiajie2010

     
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